《質(zhì)量協(xié)議》的基本要素應當包含以下內(nèi)容:
(一)委托生產(chǎn)的產(chǎn)品范圍
醫(yī)療器械注冊人/備案人委托生產(chǎn)的最終產(chǎn)品名稱、注冊證/備案編號(適用時)、規(guī)格型號等。
(二)在協(xié)議中使用的專用術語和定義
針對在《質(zhì)量協(xié)議》中使用的專用術語和定義,進行內(nèi)涵和外延的界定。
(三)適用的法律法規(guī)、標準的要求
列出受托方質(zhì)量管理體系應當滿足的法律法規(guī)及質(zhì)量管理體系標準的清單。
(四)適用質(zhì)量管理規(guī)范或體系的要求
編制《質(zhì)量協(xié)議》,應當選取適用的質(zhì)量管理體系要求。這些質(zhì)量管理體系的要求應當參照《醫(yī)療器械生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》,適用時也可以參照YY/T0287-2017 /ISO13485:2016《醫(yī)療器械質(zhì)量管理體系用于法規(guī)的要求》(如后續(xù)有更新按最新標準)中的體系要求。
《質(zhì)量協(xié)議》一般應當包含以下質(zhì)量管理體系要求及其管理職責的規(guī)定:
1.文件與記錄的控制
委托方和受托方應當約定生產(chǎn)過程的質(zhì)量文件和質(zhì)量記錄的管理要求。質(zhì)量文件可以涉及委托生產(chǎn)產(chǎn)品的清單、原材料規(guī)范文件、委托生產(chǎn)的產(chǎn)品技術要求或適用標準規(guī)范、產(chǎn)品放行和質(zhì)量檢驗的要求、追溯管理的要求等。質(zhì)量記錄可以涉及生產(chǎn)記錄、檢驗記錄、放行記錄、維護保養(yǎng)記錄、校準記錄、培訓記錄、質(zhì)量審核記錄、不合格品處理記錄、糾正預防措施記錄等。
雙方應當約定質(zhì)量文件和質(zhì)量記錄的保存期限符合法規(guī)要求。在保存期限內(nèi),委托方有權從受托方獲取委托生產(chǎn)產(chǎn)品的相關文件及記錄,以滿足法規(guī)要求及產(chǎn)品質(zhì)量追溯、產(chǎn)品調(diào)查等需要。
2.技術文件的轉(zhuǎn)移
《質(zhì)量協(xié)議》應當明確委托方對委托生產(chǎn)的每一類產(chǎn)品建立并保持生產(chǎn)技術文件,并負責向受托方實施產(chǎn)品的設計轉(zhuǎn)移;同時,應當考慮受托方為每一類受托生產(chǎn)的產(chǎn)品(通常以一個注冊單元為適宜)編制并保持生產(chǎn)技術文件的要求。
依據(jù)轉(zhuǎn)移的生產(chǎn)技術文件,雙方應當約定對產(chǎn)品的性能、原材料、生產(chǎn)與質(zhì)量控制等要求,并明確文件的轉(zhuǎn)移方式。
委托方應當制定轉(zhuǎn)移文件清單并附具體文件,轉(zhuǎn)移的方式、轉(zhuǎn)移文件的確認和使用權限等由雙方在協(xié)議中約定。
3.采購控制
受托生產(chǎn)企業(yè)應當按照《質(zhì)量協(xié)議》和《醫(yī)療器械生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》及其附錄的要求,執(zhí)行醫(yī)療器械注冊人的采購要求。
《質(zhì)量協(xié)議》應當明確委托方和受托方對建立物料質(zhì)量標準,供應商的質(zhì)量審核、批準及監(jiān)督,物料的采購和驗收等活動實施的責任分工。
由醫(yī)療器械注冊人/備案人采購并提供給受托生產(chǎn)企業(yè)的物料,由受托生產(chǎn)企業(yè)按照醫(yī)療器械注冊人/備案人要求進行倉儲、防護和管理。
對受托方代為采購的情況,應當約定受托方對相關供應商的管理和資質(zhì)審核的方式。
如果委托生產(chǎn)過程包含了外包過程(如滅菌等),就應當包含對受托方外包過程的控制,明確主體責任。
4.生產(chǎn)與過程控制
《質(zhì)量協(xié)議》應當明確委托方和受托方在醫(yī)療器械委托生產(chǎn)中所涉及的相關設施、設備及系統(tǒng),明確其確認、驗證與維修活動的要求和責任方。相關設施、設備及系統(tǒng)可以包括:生產(chǎn)設備、計算機系統(tǒng)(或計算機軟件)、自動化控制系統(tǒng)、環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)、工藝用水系統(tǒng)、公用設施,以及其它在受托生產(chǎn)現(xiàn)場使用的、需要實施維修和保養(yǎng)的設施、設備及系統(tǒng)。
5.檢驗與檢測
《質(zhì)量協(xié)議》應當規(guī)定委托生產(chǎn)產(chǎn)品所涉及的檢驗要求,包括對檢驗人員、檢驗場所、檢驗儀器和設備、檢驗方法和標準操作規(guī)程、批檢驗記錄的要求,以確??梢詽M足從物料驗收到最終產(chǎn)品生產(chǎn)放行所需要的檢驗。協(xié)議應當明確雙方對產(chǎn)品的抽樣、檢驗、留樣(如適用)及不合格品處理的責任分工。
6.放行控制
委托生產(chǎn)產(chǎn)品放行包括委托產(chǎn)品的生產(chǎn)放行和上市放行。受托方質(zhì)量部門負責產(chǎn)品的生產(chǎn)放行,委托方質(zhì)量部門負責產(chǎn)品的上市放行。
在《質(zhì)量協(xié)議》中,雙方應當考慮規(guī)定進行成品的標識和可追溯性管理(適用時,還應當包括醫(yī)療器械唯一標識)、抽樣檢驗、成品留樣(如適用)及產(chǎn)品放行的職責。
生產(chǎn)放行應當符合以下條件:完成所有規(guī)定的工藝過程;規(guī)定的批生產(chǎn)記錄完整齊全,滿足可追溯性要求;所有規(guī)定的進貨、過程、成品檢驗等質(zhì)量控制記錄完整、結(jié)果符合規(guī)定要求,檢驗/試驗人員及其審核、授權批準人員已按規(guī)定記錄并簽字;產(chǎn)品生產(chǎn)過程中涉及生產(chǎn)批的不合格、返工、降級使用等特殊情況已按規(guī)定處理完畢;產(chǎn)品說明書、標簽符合規(guī)定的要求;經(jīng)授權的生產(chǎn)放行人員已按規(guī)定簽發(fā)放行文件。
委托方應當在受托方的生產(chǎn)放行完成后,對受托方的生產(chǎn)放行文件進行審核,證實已符合規(guī)定的放行要求后方可上市放行交付給顧客。
7.質(zhì)量管理體系審核
《質(zhì)量協(xié)議》應當規(guī)定委托方對受托方質(zhì)量管理體系審核的要求,用以評估受托方是否按照質(zhì)量協(xié)議的規(guī)定執(zhí)行并符合相關法律、法規(guī)、標準及其它規(guī)范性文件的要求。委托方每年應當對受托方進行不少于一次的質(zhì)量管理體系審核。
《質(zhì)量協(xié)議》應當規(guī)定受托方應當向委托方通告在受托方發(fā)生的、與受托生產(chǎn)產(chǎn)品相關的外部質(zhì)量審核情況,明確雙方針對質(zhì)量審核中發(fā)現(xiàn)的問題需采取糾正預防措施的原則。
在《質(zhì)量協(xié)議》中,雙方應當約定在接受監(jiān)管部門的各項監(jiān)督檢查和產(chǎn)品抽檢中的義務和責任。
8.售后服務、產(chǎn)品投訴與不良事件監(jiān)測
《質(zhì)量協(xié)議》應當明確對產(chǎn)品售后服務、投訴處理和質(zhì)量調(diào)查的職責。這些職責可以包括售后服務中產(chǎn)品維修、維護保養(yǎng)、投訴的接收、調(diào)查與分析、數(shù)據(jù)收集和分析、記錄的管理等。
《質(zhì)量協(xié)議》一般規(guī)定受托方負責進行與委托生產(chǎn)有關的原因調(diào)查,包括生產(chǎn)批記錄與不合格的審查。必要時,按照委托方要求,受托方應當制定并執(zhí)行與委托生產(chǎn)相關投訴的糾正和預防措施。
《質(zhì)量協(xié)議》應當明確委托方承擔不良事件監(jiān)測的職責。
9.變更控制
《質(zhì)量協(xié)議》應當針對不同的變更發(fā)起者(委托方或受托方)及變更的影響程度,制定不同的變更控制及批準要求。
對于委托方發(fā)起的變更,應當判定該變更是否需要受托方重新進行工藝確認或驗證,或是僅需要通知到受托方。委托方應當監(jiān)督受托方對已達成變更的有效執(zhí)行。
對于受托方發(fā)起的變更,應當按照醫(yī)療器械生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范的要求,應當識別可能影響產(chǎn)品安全性和有效性的原材料、生產(chǎn)工藝等變化并通知委托方,經(jīng)協(xié)商后認為應當進行注冊變更或者備案變更的,應當由委托方按照注冊備案管理的規(guī)定辦理相關手續(xù)。
無論哪種變更,在評審階段或接到通知后,雙方均應當評價變更的影響,必要時應當評估對已放行及已上市產(chǎn)品的影響。
產(chǎn)品相關變更,委托方須確保變更符合相關法規(guī)和標準要求。有些可能會涉及產(chǎn)品注冊或備案的變更,應當按規(guī)定對其進行管理。
若醫(yī)療器械的生產(chǎn)條件發(fā)生變化,不再符合醫(yī)療器械質(zhì)量管理體系要求的,雙方應當對整改措施、整改責任主體和整改完成時間進行約定;雙方對可能影響醫(yī)療器械安全、有效應當立即停止生產(chǎn)活動的情形,以及應當向原生產(chǎn)許可或者生產(chǎn)備案部門報告的主體進行約定。
(五)質(zhì)量管理體系中委托方和受托方的責任
《質(zhì)量協(xié)議》至少應當明確委托方和受托方的以下責任:
1.管理責任
雙方在落實管理責任時,管理層應當考慮人員、廠房、設施、檢驗設備和倉庫等條件,制定溝通機制和考核指標,以滿足協(xié)議規(guī)定的產(chǎn)品生產(chǎn)和質(zhì)量保證的要求,確保實現(xiàn)質(zhì)量目標。
協(xié)議中應當指定人員負責委托生產(chǎn)的質(zhì)量管理(通常是雙方的管理者代表),確保其質(zhì)量管理體系涵蓋委托生產(chǎn)的要求。適宜規(guī)定雙方對接、聯(lián)絡和協(xié)調(diào)的崗位職責。
2.資源管理
《質(zhì)量協(xié)議》應當約定雙方確保滿足產(chǎn)品生產(chǎn)的各項資源得以適當配備與落實。
雙方適宜從人、機、料、法、環(huán)五個環(huán)節(jié)考慮各項資源管理的要求:如人力資源的滿足可以從人員資格的要求、培訓計劃等方面,明確雙方應當承擔的職責;為滿足相關法規(guī)、標準的要求,識別所使用的機器設備和運行環(huán)境的要求;原材料采購的要求,如原材料的采購和提供方式等;委托生產(chǎn)所需作業(yè)指導文件、技術要求等;委托生產(chǎn)所需生產(chǎn)環(huán)境、廠房設施等要求。
3.適用的質(zhì)量管理規(guī)范或體系的要求
根據(jù)生產(chǎn)實現(xiàn)過程及產(chǎn)品特點,結(jié)合(四)適用質(zhì)量管理規(guī)范或體系的要求,確定出主要控制過程。針對每一個過程,經(jīng)雙方協(xié)商確認各自責任分工。
(六)分歧的解決
《質(zhì)量協(xié)議》應當對委托生產(chǎn)過程中可能產(chǎn)生的分歧約定解決途徑,這些分歧可以來自于設計開發(fā)、產(chǎn)品生產(chǎn)、上市后監(jiān)督、不良事件報告和召回等過程,可以根據(jù)相關法律法規(guī)要求自行約定解決途徑。
(七)協(xié)議的有效期限和終止條款
應當明確《質(zhì)量協(xié)議》的有效期限及批準、生效、變更和終止的要求。終止的要求中,至少應當包括文件的轉(zhuǎn)移或返回以及相關法律責任的承擔等約定。
(八)知識產(chǎn)權的保護、保密及商業(yè)保險要求
當雙方在其它業(yè)務協(xié)議中對知識產(chǎn)權的要求沒有進行規(guī)定時,適宜考慮在《質(zhì)量協(xié)議》中規(guī)定雙方對相關知識產(chǎn)權保護和保密的義務和責任。
如購買商業(yè)保險的,《質(zhì)量協(xié)議》中適宜約定委托方對商業(yè)保險的管理,包括保險的購買、延續(xù)、理賠等資料的保存和查閱。
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